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探し物はなんですか?見つけにくいものですか?「あのファイルどこだっけ?」を無くすネーミングルール最適化のすすめ

1 suki suki

ルールを守って作業の効率化。誰が見てもわかる社内共通のネーミングルールを。

こんにちは、A.C.O.編集部です。Slack、Backlog、Dropbox、smartsheetなど、Web制作の業務には効率化を図るための便利なツールがたくさんあります。皆さんもお仕事で使用されているのではないでしょうか?

これらのツールは便利ですが、運用ルールが統一されていないために業務が滞り、イライラした経験はありませんか?例えば、クライアントから共有していただいた資料ってどこにあるっけ?案件の進捗について確認したスレッドどれだっけ?などなど。このように何かを探すという時間は、年間150時間にもおよぶというデータがあるようです。

A.C.O.ではこれらのツールを使用する上でのネーミングルールを設定しています。このルールを設定することで社内の認識の相違や目的のファイルにいち早くたどり着くことができ、結果業務の効率化に繋がります。ここでは特に弊社でもよく使うSlack、Googleカレンダー、Dropboxのネーミングルールを紹介します。

Slackは表示順を揃え、誰が見てもわかりやすいチャンネル名に

Slackはコミュニケーションツールとして多くの企業でも採用されていますが、チャンネル数が増えると目的のチャンネルを探すのが結構大変です。どこにどのチャンネルがあるのか誰が見てもわかりやすくするようにしましょう。

チャンネル名のルール

Slackのチャンネルはアルファベット順に並びます。そのため、記号やネーミングルールが重要になってきます。弊社ではチャンネル名に以下のルールを設けて運用しています。

①チャンネル名はクライアント名(自社名)の後にプロジェクト名・グループ名・担当部署名を記載する

チャンネル名内でも優先度をつけて記載しています。基本的にはクライアント名もしくは自社名を記載し、その後ろには必要に応じて部署名やグループ名などを記載します。

_[client name]_[project name]_[group name]
_x_[client name]
aco_[project name]_[group name]

※[client name]にはクライアント名、[project name]にはプロジェクト名、[group name]にはグループ名が入ります。

②ハイフン“-”ではなくアンダースコア“_”を使用する

Slackのチャンネル名は日本語、英数字(小文字)に加え“-”(ハイフン)、“_”(アンダースコア)の使用が可能です。“-”と“_”が混在すると表示順にバラつきが出てしまうため、弊社のチャンネル名は“_”で統一しています。

_[client name]_[project name]_[group name]
_x_[client name]
aco_[project name]_[group name]

③チャンネル名の先頭で大まかなジャンル分けをする

  • 案件ごとのチャンネル名の先頭には“_”を付ける
  • クライアントや外部パートナーが参加するチャンネル名の先頭には“_x_”を付ける
  • 社内プロジェクト用のチャンネル名の先頭には記号をつけない
  • 業務以外の部活動やランチグループなどはチャンネル名の先頭に“club_”をつける

_[client name]_[project name]_[group name]
_x_[client name]_[project name]_[partner name]
aco_[project name]_[group name]

※「_dummyco_ir_all」は自社内でダミー社のIRについて社員全員が参加するチャンネルです。
※「_x_sampleinc」は社外のサンプル社と自社内の関係者のみが参加するチャンネルです。
※「aco_journal_desk」はA.C.O(社内)のジャーナルプロジェクトに参加するデスクメンバーのみのチャンネルです。

Google Calendarはいつ・誰と・どこで・何をするのかを明確に

弊社ではGoogleカレンダーで個々のスケジュールを共有し、いつ・誰と・どこで・何をするのかがすぐにわかるようルールを設けています。

タスク名のルール

タスクの内容に応じてカレンダーの各予定記入欄の先頭にいくつかの文言を設定しています。また、どこでそのタスクを行うのか、会議の方法などを「@◯◯◯」と末尾に記載することでわかりやすく明記します。

※◯◯◯には「skype」「新宿」「渋谷」などが入ります。

Task: [task name] ⇒タスクを記載する場合
Block: [task name] ⇒調整不可タスクを記載する場合
Mtg_In: [meeting name]@[place name] ⇒社内会議がある場合
Mtg_Cl: [meeting name]@[place name] ⇒クライアントとの会議がある場合
Mtg_Pr: [meeting name]@[place name] ⇒パートナーとの会議がある場合
定例 Mtg_Cl: [meeting name]@[place name] ⇒定例会議がある場合
[task name/meeting name] ⇒決定してない予定がある場合
移動 ⇒移動する場合
Out ⇒19時より前に帰宅する場合

※[task name]にはタスク名、[meeting name]にはミーティング名、[place name]には場所が入ります。
※接続は”:”(コロン)と” “(半角スペース)でつなぎます

Dropbox上のフォルダ・ファイル名はバージョン管理をしやすく

A.C.O.ではDropboxをファイル管理ツールの一つとして採用しています。階層ごとのフォルダ・ファイルにネーミングルールを設けることで迷わずに目的のファイルまでたどり着けるようルール化しています。

フォルダ名のルール

  • 必要なディレクトリだけを使用する
  • 先頭の数字はソート管理用であり、固定数字ではないので案件に合わせて振り直す
  • 第一階層は英語に統一し、第二階層以下は日本語も使用可能
  • from_XXX配下は日付で管理をする
  • 英語部分は下記の一覧を基本として新しくわかりやすいものをつけてもよい

01_project ⇒プロジェクト管理用(要件定義書・見積書・体制図・WBSなど)
02_ia ⇒情報設計用(サイトマップ・ワイヤーなど)
03_design ⇒デザイン用(PSD・Sketchデータなど)
04_dev ⇒開発用(開発要件定義書・CMS設計資料など)
05_debug ⇒デバッグ用(修正指示書など)
06_goods ⇒納品成果物用(制作したデザインガイドラインやマニュアルなど)
07_assets ⇒素材用(使用するロゴや写真など)
08_presentation ⇒プレゼン用(プレゼンテーション用資料)
09_mtg ⇒会議用(議事録・メモなど)
from_ACO ⇒A.C.O.から送付したデータ管理用
from_XXX ⇒外部(企業やパートナー)から送付されたデータ管理用

ファイル名の管理ルール

ファイルのバージョンやクライアントへの提出書類はネーミングを統一しないと何のデータなのか、いつ作成したものなのか、どれが最新なのか判断が難しくなってしまい、思わぬ事故に発展してしまう可能性があります。そのため、誰が見ても一目でわかるように弊社では2種類のバージョン管理方法をネーミングルールとして定めています。

①日付で管理する場合のファイル名

ファイル名の末尾に6桁の日付(yymmdd)を入れることでどのファイルが最新か、いつ作成・変更したのかを一目でわかるように記載しています。例えば2018年7月31日に作成・更新されたものであれば末尾に「180731」と記載します。

[file name]_[yymmdd].pdf

※[file name]にはファイル名、[yymmdd]には6桁の日付が入ります。

※上記のサンプルは2018年7月31日に作成もしくは変更を加えた最新のWBSデータとなります。
※基本的には最新ファイルだけを残し、古いファイルは日付をつけて”_archives”フォルダに格納します。

②バージョン管理する場合のファイル名

PSDや原稿など1日の内に何度も変更が行われるデータに関しては、末尾に「v◯◯」というバージョン表記をすることでどのデータが最新かがわかるように記載します。◯◯にはバージョンナンバー(半角数字)が入ります。

[file name]_v1.psd
[file name]_v2.psd
[file name]_v3.psd

※[file name]にはファイル名が入ります。

※「top.psd」のバージョン5つ目(v5)のデータを最新とし、アップデート前のデータ(v1〜v4)を「_archive」フォルダに格納しています。

ルールを設けて便利なツールをより使いやすく

ツールを使用する上でのネーミングルールは個人・企業で様々。弊社では上記のようなルールを設定し、社内だけでなくクライアント・パートナーとの認識を合わせることで業務効率化に勤めています。ビジュアル的にも揃っていると綺麗で見やすいですよね。

初めは面倒だったり混乱してしまうこともあるかと思いますが、後々の作業効率に大きな差が出てきます。今回ご紹介したツールはごく一部。今後はもっと便利で業務効率を上げるツールがたくさん出てくると思いますが、いくら優秀なツールであっても使い方を統一せずに作業効率を下げてしまっては本末転倒ですよね。皆さんも是非この機会に社内でのルールを見直してみてはいかがでしょうか?ルールを守って業務効率化!年間150時間の時間短縮を目指しましょう!

by A.C.O. Journal Desk

A.C.O. Journal 編集部です。A.C.O.のカルチャーとノウハウを発信していきます。

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