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Notionでチームワークを加速させる10のコツ

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Notion使ってますか?

こんにちは、デザイナーの石井です。みなさん、Notion(ノーション)使ってますか?

Notionはメモ、タスク管理、カレンダー、データベースなどなど…なんでもできるワークスペースアプリです。ですが機能が多すぎてとっつきづらいという声もよく聞きます。

A.C.O.のデザイン部ではNotionを活用して部署内のナレッジ共有やプロジェクト管理に役立てています。この記事では、Notionの活用方法と、挫折しないコツを紹介したいと思います。

Notionの活用方法

まずは、Notionの基本的な活用方法を紹介します。

01:ナレッジ共有、オンボーディング

Notionをチームで使うならやっぱりナレッジ共有ですよね。Sketchの使い方、アイコンの作り方のコツといったデザインの基本から、デザインでよく使う英語リストまでいろいろなページがあります。数はまだまだ少ないですが、デザイナーがそれぞれの得意分野のナレッジを共有していくことで、会社全体のデザインの質を底上げできればいいと思っています。また社内ルールなどを集めておくことで、新入社員のオンボーディングにも役立っています。

02:ブックマーク集

参考になるWebサイト、デザインのアセット、便利ツールなどのブックマークを集めています。Notion公式のChromeの拡張機能、Web Clipperが便利です。ちなみに、使いやすいようにデータベースのリスト表示とギャラリー表示を併用し、キャプションをつけるようにしています。

同じデータベースをリスト表示とギャラリー表示で切り替えた例

03:スケジュール帳

社内ミーティング、ランチ会など社内の予定やイベントを一番目立つ場所に置いています。特にA.C.O.はクライアントワークの会社で、社内イベントを忘れがちなのでリマインダーとして役立ってます。

04:プロジェクト管理

進行中のプロジェクトの情報をまとめています。クライアントワークではBacklog、Google Drive、Redmine、Slackなど、いろいろなツールをクライアントの都合に合わせて使うことになります。そのためデータの集約場所がバラバラになり、どこにしまったかわからなくなりがちなため、プロジェクトごとにツールやデータのURLをまとめるようにしています。また議事録を集約したり、簡易的なToDoリストとしても使えます。

05:業務レポート

各プロジェクトの終わりに、プロジェクトの概要、知見、反省点などをまとめています。A.C.O.では各デザイナーが別々のプロジェクトにアサインされているため、お互いの業務を知り、ナレッジを共有することでお互いの業務に活かせるようになっています。

06:個人メモ、ToDoリスト

もちろん個人的なメモ帳としても活用しています。とりあえず思いついたことをメモしておいたり、記事の原稿を作成したり。毎日のToDoリストとして使っている人もいます。

Notionを使いこなすコツ

次に、Notionをさらに便利に使うためのコツを紹介します。

07:なんでもNotionでやらない

Notionは色々な機能があるので他のツールが要らなくなる気がしますが、実際そうでもありません。カンバン表示はやっぱりTrelloのほうが機能が充実していますし、一定規模以上のプロジェクト管理であればBacklogやAsanaのほうがよいでしょう。本格的な文章編集であれば、Google Docsのほうが向いています。また逆に超ラフなメモをとるにもNotionは文章がブロック分けされるので不便だと思う人もいるでしょう。

というわけでなんでもNotionでやろうとせず、小さなところから試してみるのをオススメします。Trelloを使うほどではない作業のToDo管理、わざわざBacklogを立ち上げるほどではない社内プロジェクトの情報を集約するのにNotionは最適です。

もちろんブックマーク集やWikiとして使う目的であれば、Notionは文句なしに便利なのでどんどん使っていきましょう。

08:テンプレート使ってみる

Notionの使い方を知るためには、公式のテンプレートをベースにしてみるのもオススメです。ちょうどこういうテンプレが欲しかった、というものがきっと見つかります。

09:データベースの仕組みを理解する

Notionで最も難しいのがデータベースの概念。これを使いこなせるようになるとNotionをフル活用できるようになります。Notion初心者の方はなかなか気付きづらいのですが、実はリスト、テーブル、ギャラリーといったデータベースの見た目は後で変更できます。またデータベースをページ内(inline)に入れるか、ページとして独立させるか?もあとで切り替え可能。なのでとりあえず色々作ってみるのをオススメします。

10:Web Clipperを使う

ブックマークにはWeb Clipperを活用しましょう。PCの場合はChrome、Firefoxのプラグインがあります。また僕はiPhoneの共有オプションでも、Web Clipperが一番最初に出てくるように設定して、気になる記事はどんどんクリップするようにしています。

Notionのこれからに期待

とっても便利なNotionなのですが、ちょっと惜しいところもあります。スマートフォンアプリの起動がちょっと遅かったり、外部との共有設定が分かりづらかったり。

NotionのサイトではAPI機能の実装が予告されています。リリースはおそらく今年の後半になるようですが、これが実装されたら、Google CalendarやSpreadsheet、Slackなどの外部サービスと連携できようになります。無限の可能性が広がりますね。

というわけで、これからのアップデートに期待しつつ、Notionを活用して楽しく仕事していきましょう。

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by Hiroki Ishii

早稲田大学創造理工学研究科建築学修了。建築設計事務所にて意匠設計の経験を経て、現在に至る。デザイン担当。デザイン部所属。

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